Dato: 25 Maj 2018

Moto Guzzi Klub Danmark.

Persondataloven: Hvad vi må & hvad vi ikke må som klub og hvilke oplysninger må vi registrer og gemme mv.?

Når man som klub registrerer oplysninger om medlemmerne, skal man følge det, der hedder ”god databehandlingsskik”. Der skal være et klart og sagligt formål med at indsamle oplysningerne og man må ikke indsamle flere oplysninger end nødvendigt i forhold til formålet. Herudover skal de registrerede oplysninger, man har, være korrekte og relevante. Irrelevante oplysninger samt udmeldte medlemmers data skal slettes jævnligt.

Hvis klubbens eneste formål med at registrere oplysninger er almindelig medlemshåndtering behøver man ikke aktivt at oplyse medlemmet om det, men vi har valgt at lave denne information for at sikre åbenhed i klubben.

De oplysninger vi registrer om vores medlemmer, er det man kalder ”sædvanlige medlemsoplysninger”, som i databehandlingsforordningen (persondataloven) kaldes almindelige personoplysninger.

Moto Guzzi Klub Danmark har ikke behov for at registrere følsomme personoplysninger om medlemmerne.

 

Klubbens formål med at registrere oplysningerne, er:

– almindelig administration af klubben
– udsendelse af klubbens blad
– fremsendelse af effekter købt i klubshoppen
– formidle kontakt mellem klubbens medlemmer

 

Vi registrerer og gemmer følgende personoplysninger:

– Medlemsnummer, navn og adresse for alle medlemmer.
– Hvis medlemmet oplyser det, gemmer vi også telefonnummer, e-mailadresse.

Oplysningerne er tilgængelige for klubbens bestyrelse.

 

 

Hvad må vi ellers gøre med oplysninger om vores medlemmer?

1. I mange situationer er det praktisk, at medlemmerne kan modtage mail eller sms fra klubben. Men hver enkelt skal dog spørges/informeres inden brug af dette.

For at imødegå dette er det frivilligt om man vil oplyse e-mail og telefonnummer. Hvis et medlem oplyser e-mail og / eller telefonnummer accepteres samtidig at oplysningerne kan benyttes af klubben til at kontakte medlemmet.

2. En klub må gerne lægge medlemsliste og diverse oplysninger om medlemmer på en lukket hjemmeside, hvor det ved hjælp af fx password og adgangskode sikres, at det kun er medlemmerne af foreningen, der har adgang.

I Moto Guzzi Klub Danmark har vi besluttet, at medlemsoplysninger ikke skal være tilgængelige på klubbens hjemmeside.

Klubben vedligeholder en medlemsliste, som medlemmer kan få tilsendt pr. e-mail ved henvendelse til formanden eller kasseren.

Medlemslisten indeholder medlemsnummer, navn, adresse, telefonnummer og e-mail. Pr. juni 2018 omfatter medlemslisten alle klubbens medlemmer, der ikke tidligere har indgået aftale om ikke at fremgå af listen. Hvis der er nogen der ikke vil have nogle eller alle deres oplysninger på medlemslisten skal de henvende sig til kasseren eller formand.

Ved indmeldelse skal nye medlemmer informere om, hvilke oplysninger de ønsker skal fremgå om dem på medlemslisten.

Det er altid muligt at tilmelde eller afmelde, hvilke oplysninger man har på medlemslisten, ved at henvende sig til formanden eller kasseren.

3. Hvis foreningen ønsker at videregive (offentliggøre mv.) oplysninger om et medlem eller andre, så skal man spørge den/de pågældende om lov.

Video og billeder, både på hjemmeside og Facebook mv:

Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have den portrætteredes samtykke, før man lægger billedet på hjemmesiden, andre elektroniske medier eller i klubbladet.

Ved situationsbilleder – altså billeder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet – så kan disse frit lægges på hjemmesiden, andre elektroniske medier eller i klubbladet hvis de er harmløse.

Men hvis situationen kan krænke en person, der er på billedet, skal man spørge om lov før man offentliggør billedet på hjemmesiden, andre elektroniske medier eller i klubbladet. Hvad der er ”en krænkende situation” er meget forskelligt fra person til person, men det kan eksempelvis være billeder fra en klubfest, hvor der er blevet ”fanget” et par sjove situationer med nogen der er faldet i søvn i sin brandert, billeder fra swimmingpoolen, hvor man er let påklædt eller andre former for billeder, der overskrider en intimsphere.

Markedsføring, i klubregi, offentligt og professionelt:

Moto Guzzi Klub Danmark videregiver ikke oplysninger om medlemmerne – fx en medlemsliste – til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer.

Moto Guzzi Klub Danmark udsender ikke markedsføringsmateriale til medlemmerne på vegne af en virksomhed. Virksomheder, der ønsker at markedsføre til klubbens medlemmer kan gøre det gennem klubbens blad eller hjemmeside.

 

Formand/Bestyrelse